Procedure AI › I processi degli altri reparti
I processi delle aziende li automatizziamo da trent'anni
Non è un mestiere nuovo che cominciamo oggi con l'intelligenza artificiale. In trent'anni abbiamo scritto centinaia di applicazioni per decine di aziende, e per farlo siamo entrati nei loro reparti: amministrazione, personale, acquisti, produzione, qualità, magazzino. Li abbiamo visti dal di dentro, uno per uno, e molti di quei processi li abbiamo già automatizzati — con il software, con le integrazioni, con le procedure che girano di notte.
C'è anche un motivo meno ovvio per cui li capiamo: oltre all'informatica abbiamo gestito e gestiamo altre imprese, dalla ristorazione alla produzione alimentare fino a uno studio di consulenza contabile e del lavoro. I numeri, il personale e gli adempimenti li abbiamo visti dal lato di chi li subisce, non solo di chi li informatizza. È una differenza che si sente nella prima riunione.
Quindi la domanda «si può automatizzare?» quasi non si pone: nella grandissima parte dei casi un processo che si ripete si automatizza. Quello che cambia con Procedure AI non è se si può, ma chi esegue: non più un programma che gira su un server la notte, né una persona che ripete la stessa sequenza, ma un agente sul computer di chi lavora, che capisce la richiesta scritta come capita e fa partire la procedura giusta.
Questa pagina non vende un prodotto da scaffale: spiega come lavoriamo. Prima i quattro criteri con cui si capisce in mezz'ora se un processo conviene — li trovate qui sotto e li potete applicare anche da soli — poi i processi reparto per reparto, con detto ogni volta dove si ferma la macchina e cosa resta a una persona.
Quattro condizioni, tutte necessarie
Se un processo le soddisfa tutte e quattro, diventa una procedura e conviene. Se ne manca una, nella migliore delle ipotesi si automatizza un pezzo e il resto resta umano.
Si ripete, e abbastanza spesso
Dieci volte all'anno non vale la scrittura. Dieci volte al mese sì. Il numero di volte è la prima domanda, non l'ultima.
Si descrive a parole, senza «dipende»
Se chi lo fa oggi riesce a spiegarlo in dieci minuti e le eccezioni sono poche e nominabili, si scrive. Se la spiegazione comincia con «dipende dal caso», il processo non è ancora un processo: è un mestiere, e prima va chiarito fra umani.
L'esito si verifica da fuori
Deve esistere un controllo che dice se è andata bene, eseguibile dalla macchina. Senza quello l'agente non sa se ha finito, e un'automazione che non sa di aver funzionato è peggio del lavoro a mano.
Il confine è chiaro
Si deve poter dire con precisione dove la procedura si ferma e chi prende il caso dopo. Le cose che richiedono giudizio — valutare una persona, decidere una deroga, interpretare un contratto — stanno di là dal confine, e ci restano.
Gli uffici che esistono davvero, uno per uno
Non quattro gruppi. Per ogni reparto i processi che diventano procedure e — detto ogni volta — dove si ferma la macchina. L'informatica non è in questo elenco perché ha la sua pagina: qui ci sono i processi che nessuno si aspetta di poter automatizzare.
Risorse umane
- Il primo giorno di un assunto: anagrafica, contratto e documenti da firmare, dotazione, accessi — una sequenza sola con le sue approvazioni, al posto di dieci richieste sparse fra tre uffici.
- L'ultimo giorno: chiusure, restituzioni, certificato di servizio, con l'elenco di cosa è stato fatto.
- Le richieste che tornano ogni mese: copia del cedolino, certificato di servizio, aggiornamento dei propri dati — identità verificata, documento preso dove sta, consegnato.
- Le scadenze delle persone: contratti a termine, periodi di prova, visite mediche periodiche, formazione obbligatoria. La procedura avvisa chi deve agire prima, non dopo.
Resta a una persona: valutazioni, retribuzioni, provvedimenti e ogni conversazione delicata.
Amministrazione e contabilità
- Il ciclo passivo: la fattura che arriva via PEC, i dati estratti, il controllo contro ordine e bolla, la registrazione preparata — con in evidenza solo quelle che non tornano.
- Le quadrature notturne: partite aperte, saldi, differenze. Al mattino l'elenco delle righe sbagliate invece del tabellone intero.
- Lo scadenzario: solleciti ai clienti, avvisi di scadenza, estratti conto preparati e pronti da inviare.
- I controlli di chiusura, quelli che ogni mese si rifanno sempre uguali.
Resta a una persona: ogni decisione di pagamento e le scritture di rettifica.
Finanza e tesoreria
- I flussi con la banca: estratti conto scaricati, incassi riconciliati in automatico, differenze segnalate a chi le deve guardare.
- Le disposizioni di pagamento: preparate e verificate, inviate solo dopo il sì di chi deve darlo.
- La posizione di cassa pronta ogni mattina, senza che qualcuno la componga a mano da tre sistemi.
Resta a una persona: la scelta di che cosa pagare e quando.
Acquisti
- La richiesta d'acquisto con la catena di approvazioni per importo: sta ferma dove deve, chi deve rispondere lo sa, e lo storico dice chi ha deciso.
- L'ordine al fornitore generato dai dati della richiesta approvata, senza ribattitura.
- Le scadenze dei contratti e i rinnovi taciti: avvisati prima, non il giorno dopo.
- Il confronto fra ordinato, ricevuto e fatturato, con fuori solo le differenze.
Resta a una persona: la scelta del fornitore e la trattativa, sempre.
Commerciale e vendite
- L'offerta costruita dal listino con le condizioni di quel cliente, pronta da rivedere.
- «A che punto è il mio ordine?»: risposta immediata con quello che dicono gestionale e spedizioniere, invece di una telefonata interna.
- Le provvigioni calcolate su quello che è stato incassato davvero.
- Le anagrafiche aggiornate e senza doppioni, che è la cosa che rovina ogni analisi di vendita.
Resta a una persona: la trattativa, lo sconto e la scelta di fare un'eccezione.
Assistenza clienti
- Prendere in carico e instradare quello che arriva da email, portale e telefono, con la richiesta già classificata.
- Le domande che tornano sempre: stato di una spedizione, copia di un documento, condizioni applicate.
- I reclami: aperti, documentati con le prove raccolte dai sistemi, e portati a chi decide.
Resta a una persona: il reclamo che chiede un giudizio, e ogni trattativa.
Logistica e magazzino
- I documenti di trasporto e il controllo fra ordine, uscita e bolla.
- Le giacenze: allineamenti, scorte sotto soglia, segnalazioni a chi deve riordinare.
- Gli inventari: liste preparate, conteggi confrontati, differenze in evidenza.
- Le spedizioni: tracciamento e avviso quando una consegna è in ritardo, prima che chiami il cliente.
Resta a una persona: i movimenti fisici e le decisioni di scorta.
Produzione
- I controlli di inizio turno: che tutto quello che serve sia acceso, collegato e aggiornato, prima che qualcuno se ne accorga perché si è fermato.
- Il ripristino dopo un fermo: la sequenza che si fa sempre, fatta allo stesso modo anche alle tre di notte.
- L'avanzamento raccolto dai sistemi di linea, con gli scostamenti segnalati.
Resta a una persona: tutto ciò che tocca la sicurezza fisica e i macchinari: qui non entriamo.
Qualità
- Le non conformità: aperte, documentate con le evidenze raccolte dai sistemi, instradate e sollecitate fino alla chiusura.
- Le scadenze: tarature degli strumenti, certificazioni, audit programmati.
- Le evidenze per un audit, raccolte da più sistemi e messe insieme nel formato che l'auditor chiede.
Resta a una persona: la valutazione della non conformità e l'azione correttiva.
Sicurezza sul lavoro
- Le scadenze delle persone: visite mediche, formazione obbligatoria, consegna dei dispositivi di protezione.
- Registri e attestati raccolti e tenuti pronti, invece di cercarli quando arriva l'ispezione.
- Gli avvisi a chi deve agire, con il tempo per farlo.
Resta a una persona: la valutazione dei rischi e ogni decisione che riguarda le persone.
Legale e contratti
- Scadenze e rinnovi taciti sorvegliati, con l'avviso prima della finestra di disdetta.
- La raccolta delle firme e l'archiviazione ordinata dei firmati.
- Il fascicolo di un contratto ricomposto da dove i pezzi stanno davvero.
Resta a una persona: l'interpretazione, la negoziazione e il parere.
Direzione e controllo di gestione
- I report ricorrenti preparati e distribuiti all'ora giusta, sempre nello stesso formato.
- Gli indicatori raccolti da più sistemi e pronti al mattino.
- Gli scostamenti segnalati — non il tabellone intero, le righe che non tornano.
Resta a una persona: la decisione, che è il mestiere.
Servizi generali e facility
- Le manutenzioni programmate e le scadenze degli impianti: estintori, ascensori, climatizzazione.
- Il parco auto: bollo, revisione, assicurazione, scadenze dei noleggi.
- Badge e accessi fisici, allineati a chi entra e a chi esce davvero.
- Sale e dotazioni: prenotazioni, preparazione, segnalazione di cosa manca.
Resta a una persona: la scelta dei fornitori e gli interventi fisici.
Il primo giorno di un assunto, passo per passo
È il processo che ci chiedono più spesso, ed è l'esempio migliore per mostrare dove la macchina si ferma e perché. Oggi, nelle aziende dove l'abbiamo visto da vicino, sono dieci richieste sparse fra tre reparti, nessuno le governa tutte insieme, e quella che si dimentica è sempre la stessa.
Lunedì arriva una persona nuova
Una sequenza sola, con due approvazioni e un computer pronto il venerdì invece del lunedì pomeriggio.
- Da dove parte
- il 3 novembre entra una persona in amministrazione, contratto a tempo indeterminato, sede di LissoneScritto dal personale, oppure letto dal gestionale delle risorse umane quando l'assunzione viene registrata.
- Cosa capisce
- Ingresso di una persona. Da ruolo e sede ricava quale sequenza serve: non esiste un «primo giorno» generico, esiste quello di un amministrativo a Lissone.
- Cosa prepara,
senza fare niente - utenza di dominio e casella di postaabilitazioni del profilo «amministrazione»programmi del ruolo sul computer assegnatostampanti della sededisco cifrato e backup collegatodocumenti da firmare il primo giornoUn elenco, con dentro esattamente cosa verrebbe fatto.
- Dove si ferma
- il responsabile di amministrazione vede l'elenco e autorizza le abilitazionii sistemi informativi confermano quale computer viene assegnatofinché non rispondono, non esiste nessuna utenza
- Cosa esegue,
e quando - La sequenza parte il venerdì, non il lunedì mattina: il computer è pronto prima che la persona arrivi. Ogni passo verifica di essere riuscito prima di passare al successivo.
- Se qualcosa
non riesce - Non lascia un ingresso fatto a metà, che è lo stato peggiore: un'utenza che esiste con permessi incerti. Si ferma, dice a che punto è arrivata, e passa il caso a una persona con l'elenco di cosa resta.
- Cosa resta scritto
- Chi è entrato, quando, con quali abilitazioni, autorizzate da chi. Fra due anni, quando quella persona cambierà ruolo, è l'elenco da cui si parte per togliere quello che non le serve più — il passaggio che a mano non succede mai.
Tre cose che vale la pena sapere prima
La prima procedura di un reparto costa più delle successive
Non per il codice: per il tempo che serve a capire il processo come è davvero. Dalla seconda in poi la stessa squadra conosce i vostri sistemi, chi approva che cosa e dove sono le eccezioni — e si vede nei tempi.
Spesso il guadagno più grande arriva prima dell'automazione
Scrivere un processo perché lo esegua una macchina obbliga a dire cosa succede in ogni caso. È un esercizio che fa emergere passaggi che non servono più e approvazioni che nessuno guarda davvero: capita regolarmente che il processo esca dal progetto più corto di com'era entrato, e quello è valore che incassate subito.
Se un processo non conviene ve lo diciamo nella prima mezz'ora
I quattro criteri qui sopra li applichiamo per primi a noi stessi. Quando un processo non li soddisfa, automatizzarlo produce un sistema che sbaglia in silenzio, e preferiamo dirlo prima che abbiate speso qualcosa. Succede raramente, ma succede — e di solito la risposta non è «no», è «prima sistemiamo il processo».
Lo stesso motore, altri reparti
Agente, code, approvazioni e consensi sono gli stessi. Cambia il catalogo delle procedure.
Application Management
Le attività ricorrenti sui gestionali: utenze da creare, password da reimpostare, abilitazioni da modificare, dati da sistemare. È un servizio che forniamo da anni con le persone: stiamo spostando sulle procedure la parte che si ripete.
Come funziona →Conformità e postazioni
Verificare che ogni computer sia come deve essere — disco cifrato, antivirus aggiornato, patch applicate — rimediare dove non lo è, e produrre le prove per un audit. Il catalogo delle verifiche esiste: si punta sul vostro parco e gira.
Verifiche e prove →Assistenza informatica
Un tecnico di primo livello sul computer di ogni persona: apre la richiesta al posto dell'utente, la risolve sul posto e, quando non basta, passa ai colleghi umani già istruito. Si attiva con un canone per postazione, senza progetto.
La verticalizzazione →Contatti
Per un primo scambio bastano dieci minuti al telefono.
- Telefono: 039 2300708
- Email: info@mauriziocaputo.it
- Sede: Via Dante Alighieri 43, 20851 Lissone (MB)